Supervisor Sebagai Manajer

Supervisor Sebagai Manajer Istilah manajemen pada dasarnya dapat diartikan sebagai : mencapai tujuan / sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. Istilah ini mengandung arti bahwa seorang manajer harus melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai, kegiatan-kegiatan tersebut sebagai fungsi –fungsi manajemen. Ada 4 kegiatan pokok / fungsi manajemen, yaitu : a.Planning ( perencanaan ) b. Organizing ( pengorganisasian ) c. Actuating ( pelaksanaan ) d. Controlling ( pengendalian ) 4. a. Planning ( perencanaan ) Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam perencanaan adalah : a. Menentukan tujuan / sasaran yang hendak dicapai ( kuantitas, kualitas dan waktu ) b. Mengembangkan beberapa alternatif / pilihan kegiatan serta menentukan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. c. Memilih alternatif kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan sumberdayanya. d. Menentukan / mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana. 4. b. Organizing ( pengorganisasian ) Adalah menentukan / mengatur penggunaan sumberdaya yang dimiliki. Dalam pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan seperti : a. Mengatur penggunaan alat, mesin serta fasilitas dan sumberdaya yang lain. b. Mengatur pelaksanaan tugas diantara anggota-anggota kelompok kerja ( pembagian tugas ) c. Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana. 4. c. Actuating ( pelaksanaan ) Istilah pelaksanaan dalam pengertian manajemen mencakup beberapa hal antara lain ; a. Memberi intruksi / perintah dan pengarahan. b. Memberikan motivasi / semangat / dorongan kerja. c. Memberikan bimbingan dan pembinaan. 4. d. Controlling ( pengendalian ) Pengendalian mempunyai arti lebih luas daripada pengawasan, karena pengendalian meliputu kegiatan pencegahan. a. Mengumpulkan informasi / data tentang kemajuan / hasil. b. Membandingkan pelaksanaan / hasil dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan. c. Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebab-sebabnya. d. Mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki kesalahan, mencegah semakin meluasnya penyimpangan ataupun meningkatkan hasil palaksanaan tugas. 5. Ketrampilan Supervisor Supervisor dituntut untuk memiliki 3 ketrampilan, yaitu : 1. Ketrampilan teknis Kemampuan untuk memahami dan mengerjakan aktifitas-aktiftas tertentu dengan baik, terutama memerlukan penguasaan mengenai cara, metode, proses, prosedur dan teknik tertentu. 2. Ketrampilan manusiawi Kemampuan untuk bekerja dengan orang lain secara efektif sebagai anggota kelompok dan dapat membia kerjasama yang baik dalam kelompok yang dipimpinnya. 3. Ketrampilan konseptual Kemampuan untuk melihat perusahaan secara keseluruhan, meliputi kemampuan melihat keterkaitan antar bagian, dan kemampuan membayangkan hubungan antar perusahaan dengan industri dimana perusahaan terletak, serta hubungan perusahaan dengan masyarakat, keadaan politik, social dan ekonomi secara keseluruhan. Berapa banyak ketrampilan yang harus dimiliki tergantung dari tingkatan manajer yang bersangkutan. Semakin keatas biasanya semakin sedikit ketrampilan teknis yang diperlukan dan semaki banyak ketrampilan konseptual. Sebaliknya semakin kebawah semakin banyak ketramplan teknis dan semakin sedikit ketrampilan konseptual yang harus dimiliki. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut : Manajer Tingkat Atas Manajer Tingkat Menengah Manajer Tingkat Bawah II. TEHNIK MEMBERI PERINTAH YANG EFEKTIF 1. Prinsip dasar memberi perintah Kemampuan dalam memberi perintah / intruksi dan mendapatkan hasil yang baik merupakan salah satu indikasi kemampuan manajerial. Kesalahan dalam memberi perintah dapat menimbulkan kerugian besar. 1.1. Syarat perintah yang efektif a. Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan. b. Hasil yang baik baru dapat dicapai bila si pelaksana “ mau “ mengerjakan apa yang diperintahkan. c. Perintah harus diusahakan sedemikian rupa sehingga si pelaksana menerimanya sebagai sesuatu yang penting untuk dilaksanakan. d. Perintah harus dirumuskan secara jelas mengenai apa dan bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan. Fakta-fakta dibelakang suatu perintah Dalam memberikan suatu perintah, sebaiknya memperlihatkan fakta-fakta atau kondisi-kondisi yang menyebabkan perintah tersebut harus dilaksanakan. Untuk menumbuhkan perasaan diperlukan dan tanggungjawab yang berhubugan dengan pekerjaan secara keseluruhan. 1.2. Nyatakan hasil yang diharapkan Sebaiknya besaran tentang hasil yang diharapkan ditentukan secara kualitatif / kuantitatif baik dalam terminologi waktu, jumlah dan lain-lainnya. 1.3. Pantau pelaksanaanya Memberikan perintah, pada hakekatnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan, yang lebih penting adalah separuh pekerjaan yang lain, yaitu mengikuti / memantau perkembangan pelaksanaan perintah agar dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan. Keuntungan yang lain adalah jika terjadi kesalahan dalam pelaksanaan akan diketahui sejak dini, sehingga dapat segera dilakukan tindakan koreksi yang tepat. 2. Beberapa petunjuk dalam memberi perintah 2.1. Hal yang harus diingat : a. Ketahui dan fahami bagaimana pekerjaan tersebut harus dilaksanakan. b. Berikan perintah pada karyawan yang tepat. c. Berikan perintah dengan jelas, singkat dan tegas. d. Harus diyakini apakah perintah tersebut sudah dimengerti dengan baik atau belum, bila perlu diulang kembali perintahnya. e. Susun perintah tersebut dengan baik. f. Bila diperlukan berikan contoh. g. Jangan terlalu banyak memberikan perintah pada waktu yang bersamaan. i. Berikan perintah melalui saluran yang tepat. j. Untuk perintah-perintah yang istimewa bila perlu berikan detail-detail yang dapat mempermudah pelaksanaan tugasnya. k. Pelaksanaan perintah tersebut sebaiknya diikuti perkembangannya dengan seksama. 2.2. Penggunaan perintah secara tertulis Salah satu cara memberikan perintah yang baik adalah dengan jalan membuat perintah secara tertulis. Syaratnya harus ditulis secara jelas dengan kata-kata yang sederhana sehingga mudah untuk dipahami, selain itu catatan tersebut bisa dijadikan sebagai pegangan. 2.3. Perhatikan adanya perbedaan individual Setiap individu ataupun kelompok biasanya memiliki cirri-ciri khas yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dengan kenyataan tersebut hal yang harus diperhatikan adalah bagaimana cara memerintah yang sesuai dengan karakter individu atau kelompok tersebut. Untuk beberapa individu mungkin diperlukan perintah langsung, sedangkan untuk yang lain mungkin diperlukan perintah yang bersifat permohonan. 2.4. Harus menarik antusiasme pelaksana Sebagaimana telah disebutkan dimuka, memberi perintah berarti membuat agar para pelaksanan mau, tahu, dan mampu melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Mau artinya pelaksana mengerjakan tugasnya dengan bersemangat, berminat dan tidak merasa dipaksa. 3. Kesalahan-kesalahan yang umum terjadi dalam memberi perintah a. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya menyokong arti perintah tersebut. b. Susunan perintah / intruksi tidak teratur dan sembarangan. Usahakan agar perintah-perintahtersebut disusun dalam urutan-urutan yang logis dan tidak membingungkan. c. Terlalu cepat menganggap sipelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami sepenuhnya tentng tugas tersebut. 4. Macam-macam cara memberi perintah 4.1. Permintaan tenaga sukarela Suatu bentuk perintah yang sangat halus karena pada prinsipnya tetap berlaku sama yaitu kita menginginkan seseorang untuk mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. 4.2. Perintah tersamar Suatu bentuk yang lebih tegas dibandingkan dengan butir yang diatas, isinya menganjurkan bahwa sesuatu harus dikerjakan dan membiarkan pelaksana mengerjakan atas inisiatifnya sendiri. 4.3. Permintaan Perintah halus dan bijaksana, biasanya selalu didahului dengan bentuk permintaan seperti : “ Bagaimana kalau…….”, “ Maukah anda…………. “ , “tolong………….”. 4.4. Perintah langsung Perintah yang bersifat komando langsung, misalnya : “ Kerjakan ini…” atau “ Kerjakan itu…..”. dan lain-lain. Karena dari latarbelakang yang berbeda, macam tugas dan situasi yang mempengaruhinya, maka untuk mencapai hasil yang efekif dan efisien melalui orang lain, maka harus memiliki kemampuan untuk menyesuaikan atau mengkombinasikan cara memerintah yang tepat sesuai dengan yang dibutuhkan. III. ANALISIS MASALAH MANUSIA Seorang supervisor yang baik diharapkan dapat membina dan mengembangkan bawahannya. Dalam menjalankan tugas ini ia tidak pernah lepas dari adanya masalah-masalah pada bawahannya. Masalah-masalah tersebut harus diatasi sebaik mungkin agar tidak terjadi gangguan-gangguan pada kelancaran pekerjaan dikelompok kerja masing-masing. 1. Hambatan-hambatan dalam menganalisis masalah a. Masalah yang dijumpai tidak spesifik, komplek dan tidak jelas. Hal ini akan menyulitkan langkah-langkah analisis masalah selanjutnya, yaitu dari pengumpulan informasi sampai pengambilan keputusan. b. Tidak dapat menentukan masalah mana yang penting dan perlu segera diatasi dan mana yang tidak terlalu penting dan dapat ditunda. Akibatnya usaha yang dikeluarkan sering tidak seimbang dengan hasil yang diperoleh. c. Kurang mempunyai informasi yang relevan / sesuai. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam menarik kesimpulan dan mengambil keputusan. d. Banyak menggunakan opini ( pendapat ) dan atau asumsi ( perkiraan ). Opini atau asumsi yang tidak tepat dapat menjerumuskan karena kemungkinan terjadinya kesalahan dalam menarik kesimpulan. e. Berprasangka ataupun terlalu cepat menarik kesimpulan. Bila hal ini terjadi seringkali orang mengumpulkan informasi semata-mata untuk mendukung prasangka atau kesimpulannya itu, dan menutup mata terhadap kemungkinan-kemungkinan yang lain. f. Kesalahan dalam menentukan sebab-sebab masalah. Keputusan yang diambil tidak efektif atau justru menimbulkan masalah-masalah baru. g. Keputusan yang diambil tidak dapat dijalankan atau tidak banyak manfaatnya. 2. Meningkatkan efektifitas penanganan masalah Disebabkan adanya hambatan-hambatan seperti telah disebutkan diatas, maka diperlukan langkah-langkah yang lebih teratur dan terarah agar masalah-masalah yang ada dapat diatasi dengan baik. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut : 2.1. Identifikasi masalah a. Pisahkan masalah-maslah yang komplek menjadi masalah-masalah yang berdiri sendiri. b. Bandingkan situasi yang terjadi dengan yang seharusnya ( standarnya ). c. Periksalah apakah masalah-masalah yang ada saling berkaitan atau mempunyai hubungan sebab akibat. d. Rumuskan masalah dengan spesifik, yaitu mencakup apa, dimana, kapan, siapa dan bagaimana. 2.2. Analisis nilai a. Pelajari apakah masalah ini besar atau kecil apabila dilihat dari akibatnya (resiko) bila masalah tersebut didiamkan saja. b. Pelajari apakah masalah ini perlu atau tidak perlu diatasi dengan segera, dilihat dari segi mendesaknya (waktu) dan perkembangannya. 2.3. Pengumpulan informasi a. Kumpulkan informasi yang berkaitan / berhubungan dengan rumusan masalah diatas ( butir 2.1.d ) b. Selalu membuka diri dan pelajari semua kemungkinan yang ada. Dalam pengumpulan informasi , hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : 1. Ingatlah selalu bahwa opini dan asumsi belum tentu benar, sehingga perlu diuji terhadap faktanya. 2. Usahakan agar tidak berprasangka atau terlalu cepat menarik kesimpulan. 3. Jangan terpaku pada pengalaman-pengalaman diwaktu yang lampau. Ingatlah bahwa masalah yang dihadapi sekarang belum tentu sama dengan yang pernah dialami sebelumnya meskipun gejalanya sama. 2.4. Analisis sebab a. Kembangkan sebab-sebab yang dapat menimbulkan masalah, yaitu : >Kekurangan pengetahuan pada masalah. >Kekurangan pada pelaksanaan. b. Ujilah sebab-sebab yang diduga terhadap fakta dari masalah yang dihadapai. 2.5. Analisis keputusan a. Tentukan berbagai alternatif keputusan / tindakan yang realistis. b. Pelajari usaha ( waktu, tenaga, biaya ) yang diperlukan dan bandingkan dengan hasil yang akan diperoleh. 2.6. Implementasi / pelaksanaan a. Siapkan petunjuk-petunjuk pelaksanaan yang diperlukan. b. Siapkan tindakan-tindakan pengamanan pelaksanaan keputusan. Langkah-langkah analisis masalah dapat digambarkan secara skematis sebagai berikut : 3. Sebab-sebab masalah manusia 3.1. Kekurangan pengetahuan Gejala kekurangan pada pengetahuan adalah bila yang bersangkutan : a. Tidak mengetahui bahwa ia diharapkan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan cara-cara yang tepat. b. Tidak pernah dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan benar. c. Meskipun dipaksa / diancam tetap tidak dapat mengerjakan tugasnya dengan benar. Masalah-masalah kekurangan pada bidang pengetahuan dapat diatasi melalui: a. Memberi pendidikan dan pelatihan yang diperlukan. b. Memberi bimbingan dalam pelaksanaan pekerjaan. 3.2. Kekurangan pada pelaksanaan Gejala kekurangan pada pelaksanaan adalah bila yang bersangkutan : a. Mengetahui bahwa ia diharapkan melaksakan pekerjaan sesuai dengan cara-cara yang tepat b. Pernah dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan benar. c. Dengan adanya paksaan / ancaman dapat mengerjakan tugasnya dengan benar. d. Dapat melaksanakan tugasnya tetapi tidak mau. e. Mendapat akibat yang tidak menyenangkan / negatif dalam mengerjakan tugasnya. f. Tahu bahwa ia tidak bekerja sesuai dengan harapan. Masalah-masalah kekurangan pada pelaksanaan dapat diatasi dengan : a. Mengubah desain pekerjaan ( prosedur, system, peralatan, dsb ) b. Memberikan umpan balik yaitu informasi mengenai hasil kerja serta cara-cara perbaikan. c. Mengadakan penyesuian akibat-akibat yang diterima oleh orang tersebut. IV. ANALISIS KESEIMBANGAN AKIBAT 1. Prinsip dasar melakukan analisis keseimbangan akibat a. Suatu akibat dapat positif , netral, atau negatif tergantung orangnya, waktu dan lingkungan. b. Jika suatu tingkahlaku tetap bertahan, maka keseimbangan akibatnya adalah positif artinya orang tersebut lebih banyak mendapat akibat yang positif daripada negative. c. Jika dua tingkahlaku yang tidak berkaitan sama-sama memberi akibat yang positif maka yang akan dilakukan adalah tingkahlaku yang memberikan akibat positif yang lebih besar. d. Semakin jauh jarak waktu akibat dari tingkahlaku, semakin kecil pengaruh akibat tersebut terhadap tingkahlaku. Artinya akibat yang tidak segera dirasakan kurang mempengaruhi tingkahlaku. e. Akibat yang mengendalikan tingkahlaku adalah akibat yang bernilai / penting bagi seseorang. 2. Yang perlu diperhatikan dalam analisis keseimbangan akibat. a. Adanya dua tingkahlaku, yaitu : tingkahlaku yang diharapkan dan tingkahlaku yang tidak diharapkan. b. Tidak mencampurkan antara kepentingan / akibat bagi perusahaan dengan akibat yang sebenarnya bagi seseorang. c. Pilih dan pisahkan akibat pasti dengan akibat samara-samar. d. Pilih dan pisahkan akibat segera dengan akibat jangka panjang. e. Perkirakan kepastian dari akibatnya ( seseorang akan lebih terpengaruh oleh akibat yang pasti daripada samar-samar. 3. Bobot konsekuensi-konsekuensi. a. Segera – pasti b. Segera – samar samar. c. Jangka panjang – pasti d. Jangka panjang – samar samar 4. Cara merubah tingkahlaku yang menjadi persoalan, menjadi tingkah laku yang diharapkan. a. Hilangkan / kurangi akibat-akibat positif pada tingkah laku persoalan yang ada dalam kendali saudara. b. Tambahkan akibat-akibat negative pada tingkahlaku persoalan yang ada dalam kendali saudara. c. Tambahkan akibat-akibat positif pada tingkahlaku yang diharapkan yang ada dalam kendali saudara. d. Hilangkan / kurangi akibat negatif pada tingkahlaku yang diharapkan yang ada dalam kendali saudara. e. Jembatani jarak waktu antara sebab dan akibat. 5. Langkah-langkah mengubah tingkahlaku dengan keseimbangan akibat V. UMPAN BALIK DAN PENILAIAN KARYA 1. Peranan supervisor dalam pengendalian Dengan melakukan pengendalian / pengontrolan kemungkinan terjadinya penyimpangan dapat diperkecil, ataupun jika penyimpangan tidak dapat dihindarkan maka resiko yang akan ditanggung dapat diperkecil. Salah satu alat pengendalian terhadap tingkahlaku bawahan adalah dengan melakukan umpan balik serta melakukan penilaian hasil karya. Dalam mengambil tindakan, supervisor harus memeriksa terlebih dahulu apakah penyimpangan terjadi karena “ kekurangan “ pada pelaksanaan ( misalnya kurang mampu dan atau kurang kemauan ) ataukah hal-hal lain diluar kendali pelaksana. Kekurangan pada prestasi dapat saja terjadi karena sasaran / standar yang tidak sesuai atau karena system dan bahwa supervisor harus berdiam diri. Harus terus mendorong bawahan agar dapat mempertahankan prestasi atau bahkan meningkatkannya. Supervisor sebagai bagian dari manajemen harus mempelajari penggunaan standar / sasaran, umpan balik dan penilaian karya untuk memenuhi kebutuhan Organisasi. Umpan balik dan penilaian karya selain sebagai alat pengendalian juga berfungsi untuk memacu peningkatan prestasi. Hubungan antara standar, umpan balik, dan penilaian karya adalah sebagai berikut :